Política de privacidad

Esta Política de privacidad explica cómo se tratan los datos personales relacionados con PREATOR, plataforma SaaS orientada a la gestión operativa, documental y administrativa de pymes, autónomos y organizaciones profesionales.

La Política se aplica al sitio web público, al proceso de alta, a la aplicación, al soporte, a la facturación, a la seguridad de la cuenta y a las comunicaciones relacionadas con el servicio.

Los datos identificativos completos del titular de PREATOR se centralizan en el Aviso legal y términos del servicio. Para privacidad puede utilizarse el correo soporte@preator.es.

PREATOR actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos necesarios para gestionar su propia relación con el Usuario: alta, cuenta, autenticación, soporte, seguridad, facturación, comunicaciones legales, relación comercial, pagos, incidencias y cumplimiento de obligaciones legales.

Cuando el Usuario introduce en la Plataforma datos de sus clientes, proveedores, contactos, empleados, colaboradores, documentos, facturas, nóminas documentales, incidencias, registros internos o cualquier otra información propia de su organización, el Usuario actúa normalmente como responsable del tratamiento de esos datos y PREATOR actúa como encargado del tratamiento, tratando dicha información por cuenta del Usuario y siguiendo sus instrucciones dentro del alcance del servicio contratado.

Esta distinción es importante: el Usuario debe contar con base jurídica suficiente para introducir y tratar datos de terceros en PREATOR, informarles cuando proceda, definir permisos internos y validar con su asesoría o consultor de protección de datos los tratamientos que realiza en su propia organización.

La relación de encargo del tratamiento podrá documentarse mediante contrato, anexo, cláusulas de tratamiento de datos, términos aceptados durante el alta o cualquier otro instrumento válido conforme al RGPD.

Según el uso de la Plataforma, PREATOR puede tratar las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación y contacto: nombre, apellidos, email, teléfono, organización, cargo o rol.
• Datos de cuenta: credenciales cifradas o protegidas, preferencias, roles, permisos, estado de verificación, sesiones y configuración.
• Datos fiscales y de facturación del Usuario: razón social, NIF/CIF, dirección fiscal, email de facturación, plan contratado, estado de suscripción, importes, facturas y datos necesarios para gestionar cobros o facturación.
• Datos operativos introducidos por el Usuario: clientes, proveedores, otros contactos, productos, compras, ventas, documentos internos, adjuntos, agenda, tareas, automatizaciones, indicadores, observaciones internas y exportaciones.
• Datos del flujo externo declarados por el Usuario: proveedor seleccionado, nombre y URL del proveedor, número y fecha de la referencia externa, URL de consulta, notas, motivo de revisión y relación entre referencias o rectificaciones.
• Datos de empleados/RRHH cuando el Usuario utilice esos módulos: datos identificativos, laborales, documentación, ausencias, notas internas, checklists, PDFs de nóminas documentales, logs de envío, auditoría y otros datos que el Usuario decida gestionar.
• Datos técnicos y de seguridad: dirección IP o hashes derivados, user-agent o hashes derivados, identificadores de sesión, logs, eventos de seguridad, eventos de auditoría, errores, registros de acceso, trazas operativas y evidencias técnicas.
• Comunicaciones: mensajes de soporte, emails transaccionales, avisos legales, incidencias, comunicaciones de seguridad y solicitudes recibidas.

PREATOR no solicita ni necesita las credenciales del proveedor externo de emisión. El Usuario no debe introducir contraseñas, tokens, certificados o secretos de ese proveedor en campos de referencia, URL, notas o adjuntos.

PREATOR no solicita intencionadamente categorías especiales de datos salvo que el Usuario las introduzca bajo su propia responsabilidad dentro de documentos, notas, adjuntos o módulos internos. El Usuario debe evitar introducir datos especialmente sensibles salvo que exista una base jurídica adecuada y sea necesario para su operativa.

Los datos se tratan para las siguientes finalidades:

• Gestionar el registro, autenticación y cuenta de usuario.
• Prestar el servicio SaaS contratado y permitir el uso de los módulos disponibles según el plan.
• Gestionar organizaciones, usuarios, roles, permisos, seguridad, sesiones y configuración.
• Gestionar facturación, suscripciones, cobros, pruebas, cambios de plan, cancelaciones y obligaciones fiscales o contables del Titular.
• Atender consultas, incidencias, soporte técnico y solicitudes de información.
• Enviar comunicaciones necesarias sobre cuenta, seguridad, facturación, documentos legales, cambios relevantes, mantenimiento o funcionamiento del servicio.
• Proteger la Plataforma frente a accesos no autorizados, abuso, fraude, errores, incidentes de seguridad, pérdida de información o incumplimientos contractuales.
• Mantener trazabilidad, auditoría, evidencias legales, registros de aceptación, registros de seguridad y logs operativos.
• Cumplir obligaciones legales, responder ante autoridades y formular, ejercer o defender reclamaciones.
• Preparar documentos internos, mostrar el flujo manual de emisión externa y conservar las referencias o rectificaciones declaradas por el Usuario con trazabilidad operativa.

PREATOR no utiliza los datos del contenido operativo del Usuario para venderlos a terceros ni para finalidades incompatibles con la prestación del servicio.

Según la finalidad, el tratamiento puede basarse en una o varias de las siguientes bases jurídicas:

• Ejecución de contrato: creación de cuenta, prestación del servicio, gestión de suscripción, soporte, comunicaciones operativas y funcionalidades contratadas.
• Cumplimiento de obligaciones legales: facturación, obligaciones fiscales, contables, mercantiles, atención de requerimientos y conservación de determinada documentación.
• Interés legítimo: seguridad de la Plataforma, prevención de fraude, mejora razonable del servicio, auditoría, trazabilidad, defensa de reclamaciones y comunicaciones estrictamente relacionadas con el servicio.
• Consentimiento: cuando se solicite para comunicaciones comerciales, cookies no necesarias u otras finalidades que requieran consentimiento.
• Encargo del tratamiento: cuando PREATOR trate datos introducidos por el Usuario por cuenta de su organización, siguiendo sus instrucciones y dentro del alcance del servicio contratado.

Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, el Usuario podrá retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado con anterioridad.

El Usuario puede introducir en PREATOR datos personales de terceros, como clientes, proveedores, contactos, empleados, colaboradores o personas vinculadas a documentos de su organización. En esos casos, el Usuario declara contar con base jurídica suficiente y haber cumplido las obligaciones de información que le correspondan.

Cuando copie información a un proveedor externo, abra una URL de dicho proveedor o registre después una referencia, el Usuario decide qué datos transmite y bajo qué base jurídica. PREATOR no valida la legitimidad, exactitud o necesidad de esa transmisión.

El Usuario es responsable de definir qué datos introduce, qué usuarios internos acceden a ellos, qué permisos concede, durante cuánto tiempo conserva la información y qué uso realiza de las exportaciones, documentos, automatizaciones, informes y comunicaciones generadas desde la Plataforma.

PREATOR aplicará medidas razonables de seguridad, aislamiento por organización, control de accesos, trazabilidad y auditoría, pero no puede validar la legitimidad de todos los datos que el Usuario decide incorporar a su espacio de trabajo.

Los datos se conservarán mientras exista una cuenta activa, relación contractual, obligación legal aplicable, necesidad de soporte, seguridad, auditoría o defensa frente a reclamaciones.

Tras la baja o cancelación del servicio, los datos podrán conservarse durante los plazos necesarios para cumplir obligaciones legales, gestionar copias de seguridad, atender responsabilidades, resolver incidencias, acreditar aceptaciones legales o defender reclamaciones.

Las copias de seguridad pueden mantener información durante un periodo limitado por razones de continuidad y recuperación. Su eliminación efectiva puede no coincidir exactamente con la supresión en la base operativa, aunque se aplicarán políticas de retención razonables y proporcionales.

Cuando el Usuario solicite supresión o cierre de cuenta, se analizará la solicitud conforme a la normativa aplicable y a las obligaciones contractuales o legales existentes.

PREATOR aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales frente a destrucción, pérdida, alteración accidental o ilícita, comunicación no autorizada, acceso no autorizado u otros riesgos razonablemente previsibles.

Estas medidas pueden incluir, según la configuración y evolución del servicio, control de acceso, roles y permisos, autenticación, medidas sobre sesiones, registros de auditoría, eventos de seguridad, aislamiento por organización, protección de adjuntos, validación de subidas, copias de seguridad, monitorización, alertas internas y procedimientos de respuesta.

Ninguna plataforma digital puede garantizar seguridad absoluta, ausencia total de errores, disponibilidad permanente o inmunidad completa frente a ataques. El Usuario también debe adoptar medidas adecuadas en su propio entorno: contraseñas seguras, control de dispositivos, revisión de permisos, formación interna y comunicación rápida de incidencias.

En caso de incidente de seguridad o posible brecha de datos personales, PREATOR aplicará procedimientos razonables de análisis, contención, documentación y comunicación conforme al rol que desempeñe en cada tratamiento y a la normativa aplicable.

Los datos podrán comunicarse a terceros cuando exista obligación legal, sea necesario para la prestación del servicio, resulte imprescindible para gestionar pagos, facturación, soporte, seguridad, infraestructura, comunicaciones o cuando el Usuario lo solicite o autorice.

PREATOR puede utilizar proveedores que actúen como encargados o subencargados del tratamiento para prestar servicios de alojamiento, infraestructura, frontend/CDN, correo electrónico, pasarela de pago, soporte, observabilidad, monitorización, analítica técnica, copias de seguridad, seguridad, gestión de errores o herramientas operativas equivalentes.

El proveedor externo de emisión elegido por el Usuario no se convierte por ese solo hecho en subencargado de PREATOR. En el flujo manual actual, PREATOR no le envía automáticamente datos, no almacena sus credenciales y no controla sus condiciones de privacidad. La relación y cualquier transmisión de datos se producen directamente entre el Usuario y dicho proveedor.

Cuando estos proveedores traten datos personales por cuenta de PREATOR o por cuenta del Usuario a través de PREATOR, se procurará que exista un contrato u otro instrumento jurídico adecuado conforme al artículo 28 RGPD, con obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento conforme a instrucciones.

La lista concreta de proveedores y subencargados puede actualizarse por necesidades técnicas, de seguridad, coste, disponibilidad o evolución del servicio. Cuando el cambio sea material y afecte a las condiciones legales aplicables, podrá requerirse reaceptación o comunicación específica.

Siempre que sea razonablemente posible, PREATOR priorizará proveedores ubicados en el Espacio Económico Europeo o que ofrezcan garantías adecuadas para el tratamiento de datos.

Si fuera necesario utilizar proveedores ubicados fuera del Espacio Económico Europeo, se procurará que el tratamiento se ampare en una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo, medidas complementarias u otro mecanismo válido conforme al RGPD.

Determinados servicios técnicos, de seguridad, pagos, comunicaciones u observabilidad pueden implicar tratamiento o acceso desde jurisdicciones distintas, de acuerdo con las condiciones del proveedor correspondiente.

PREATOR podrá enviar comunicaciones relacionadas con el servicio: verificación de email, alta, documentos aceptados, seguridad, facturación, soporte, cambios legales, incidencias, mantenimiento, cambios de plan, renovación, cancelación y otros avisos necesarios para la relación contractual.

Las comunicaciones comerciales o promocionales se enviarán conforme a la normativa aplicable y, cuando sea necesario, con consentimiento o base legítima suficiente. El Usuario podrá solicitar la baja de comunicaciones promocionales sin que ello afecte a las comunicaciones estrictamente necesarias para prestar el servicio.

Las personas interesadas pueden ejercer, cuando proceda, los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento, portabilidad y derecho a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas.

Para ejercer derechos puede enviarse una solicitud a soporte@preator.es indicando la referencia “Derechos RGPD” y la información mínima necesaria para identificar la cuenta, organización o tratamiento afectado.

Cuando la solicitud se refiera a datos tratados por PREATOR como encargado del tratamiento por cuenta de una organización usuaria, PREATOR podrá remitir la solicitud al Usuario responsable o asistirle razonablemente para atenderla, según corresponda.

Si la persona considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

PREATOR no adopta decisiones individuales automatizadas con efectos jurídicos o efectos significativamente similares sobre las personas basándose exclusivamente en tratamientos automatizados.

La Plataforma puede incluir indicadores, automatizaciones, alertas, resúmenes, cálculos, reglas o funcionalidades de apoyo operativo configuradas por el Usuario. Estas funcionalidades no sustituyen la revisión humana ni el criterio profesional del Usuario.

Esta Política de privacidad podrá actualizarse para reflejar cambios normativos, técnicos, operativos, de proveedores, de seguridad o de funcionalidades del servicio.

Cuando los cambios sean materiales, PREATOR podrá comunicarlo al Usuario, mostrar avisos dentro de la aplicación o solicitar una nueva aceptación versionada de los documentos legales vigentes. La versión K8-19A documenta específicamente el flujo manual con proveedor externo y el tratamiento de las referencias declaradas.

Los datos identificativos completos del titular de PREATOR figuran en el Aviso legal y términos del servicio.

Para cualquier cuestión relacionada con privacidad, tratamiento de datos personales o ejercicio de derechos, puede utilizarse el correo soporte@preator.es.